Vì sao công ty mua nước uống thường cần xuất hóa đơn?
Nước uống là nhu cầu sử dụng thường xuyên tại hầu hết văn phòng và cơ sở kinh doanh. Tùy quy mô, doanh nghiệp có thể đặt nước bình 19–20 lít cho nhân viên sử dụng hằng ngày, nước chai phục vụ phòng họp, tiếp khách, hội nghị hoặc các chương trình nội bộ.
Do hoạt động mua nước diễn ra định kỳ nên doanh nghiệp thường cần nhà cung cấp đáp ứng đầy đủ:
- Hóa đơn điện tử theo đơn hàng thực tế
- Phiếu giao hàng hoặc chứng từ xác nhận giao nhận
- Báo giá sản phẩm
- Hợp đồng cung cấp nước nếu mua thường xuyên
- Hồ sơ thanh toán và đối chiếu công nợ
- Thông tin sản phẩm, số lượng và đơn giá rõ ràng
Một nhà cung cấp có quy trình hóa đơn và chứng từ minh bạch sẽ giúp bộ phận hành chính, thu mua và kế toán giảm thời gian kiểm tra, đối chiếu.
Những thông tin cần cung cấp để xuất hóa đơn nước uống
Khi doanh nghiệp đặt nước tại iWater và có nhu cầu xuất hóa đơn, cần cung cấp các thông tin sau:
1. Tên đầy đủ của công ty hoặc đơn vị
Tên đơn vị cần được ghi đúng theo thông tin đăng ký thuế, bao gồm loại hình doanh nghiệp nếu có.
Ví dụ:
CÔNG TY TNHH ABC
CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ
CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH ABC TẠI TP.HCM
Không nên sử dụng tên giao dịch viết tắt nếu tên đó không trùng với thông tin đăng ký của doanh nghiệp.
2. Mã số thuế
Mã số thuế là thông tin quan trọng để xác định chính xác đơn vị mua hàng. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ từng chữ số trước khi gửi yêu cầu xuất hóa đơn.
Đối với chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh, người đặt hàng nên xác nhận với bộ phận kế toán xem hóa đơn cần xuất theo mã số thuế của trụ sở chính hay mã số thuế riêng của đơn vị trực tiếp mua hàng.
3. Địa chỉ của đơn vị mua hàng
Địa chỉ sử dụng trên hóa đơn nên được cung cấp theo hồ sơ đăng ký thuế hiện hành của doanh nghiệp.
Địa chỉ xuất hóa đơn có thể khác với địa chỉ giao nước. Vì vậy, doanh nghiệp nên cung cấp riêng hai thông tin:
- Địa chỉ sử dụng trên hóa đơn
- Địa chỉ giao hàng thực tế
Việc tách rõ hai địa chỉ giúp nhân viên giao nhận tìm đúng nơi giao hàng, đồng thời hạn chế sai sót khi lập hóa đơn.
4. Email nhận hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp cần cung cấp email đang được bộ phận kế toán hoặc người phụ trách thường xuyên kiểm tra.
Có thể sử dụng:
- Email kế toán
- Email hành chính
- Email thu mua
- Email chung chuyên nhận hóa đơn của doanh nghiệp
Nếu doanh nghiệp thay đổi nhân sự phụ trách hoặc thay đổi email nhận hóa đơn, nên thông báo lại cho iWater để cập nhật.
5. Người liên hệ và số điện thoại
Thông tin người liên hệ không chỉ phục vụ việc xuất hóa đơn mà còn giúp iWater phối hợp khi cần xác nhận đơn hàng, thời gian giao nhận hoặc điều chỉnh thông tin.
Người liên hệ có thể là:
- Nhân viên hành chính
- Nhân viên thu mua
- Kế toán thanh toán
- Quản lý văn phòng
- Người trực tiếp nhận nước
Đối với doanh nghiệp có nhiều bộ phận, nên cung cấp riêng người nhận hàng và người phụ trách hóa đơn.
6. Nội dung và thông tin đơn hàng
Doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin hàng hóa trước khi yêu cầu lập hóa đơn, bao gồm:
- Tên sản phẩm
- Dung tích
- Số lượng
- Đơn giá
- Thành tiền
- Thuế suất áp dụng
- Tổng giá trị thanh toán
- Ngày giao hàng
Thông tin trên hóa đơn cần phù hợp với giao dịch thực tế và chứng từ giao nhận. Nếu đơn hàng có nước bình sử dụng vỏ luân chuyển, tiền ký cược vỏ bình, thiết bị hoặc các khoản liên quan khác, doanh nghiệp nên trao đổi rõ với iWater ngay từ đầu.
Mẫu thông tin xuất hóa đơn gửi cho iWater
Doanh nghiệp có thể gửi thông tin theo mẫu sau:
Tên công ty/đơn vị:
Mã số thuế:
Địa chỉ xuất hóa đơn:
Email nhận hóa đơn:
Người phụ trách hóa đơn:
Số điện thoại:
Địa chỉ giao nước:
Người nhận hàng:
Số điện thoại nhận hàng:
Sản phẩm và số lượng đặt mua:
Yêu cầu khác nếu có:
Nên gửi thông tin dưới dạng văn bản qua email hoặc kênh liên hệ chính thức để hạn chế nhầm lẫn khi nghe và ghi lại qua điện thoại.
Thông tin xuất hóa đơn và địa chỉ giao nước có bắt buộc giống nhau không?
Trong thực tế, nhiều công ty có trụ sở đăng ký tại một địa chỉ nhưng văn phòng, cửa hàng, kho hoặc chi nhánh nhận nước lại nằm ở địa điểm khác.
Do đó, khách hàng cần phân biệt:
- Thông tin người mua hàng sử dụng để lập hóa đơn
- Địa chỉ thực tế iWater giao nước
- Đơn vị hoặc bộ phận chịu trách nhiệm thanh toán
Ví dụ, công ty có trụ sở tại Quận 1 nhưng đặt nước cho văn phòng làm việc tại Bình Thạnh. Khi đó, hóa đơn có thể sử dụng thông tin theo hồ sơ của công ty, còn phiếu giao hàng thể hiện địa điểm nhận nước thực tế.
Để bảo đảm phù hợp với quy trình kế toán nội bộ, doanh nghiệp nên xác nhận trước với người phụ trách kế toán của mình.
Khi nào cần gửi thông tin xuất hóa đơn?
Doanh nghiệp nên cung cấp thông tin xuất hóa đơn ngay khi thiết lập tài khoản mua hàng hoặc trước khi iWater hoàn tất xử lý đơn.
Đối với khách hàng đặt nước định kỳ, thông tin doanh nghiệp có thể được lưu trong hồ sơ khách hàng để sử dụng cho những lần tiếp theo. Tuy nhiên, người đặt hàng vẫn nên thông báo khi có thay đổi về:
- Tên doanh nghiệp
- Mã số thuế
- Địa chỉ đăng ký
- Email nhận hóa đơn
- Người phụ trách
- Địa chỉ giao hàng
- Phương thức thanh toán
Không nên để đến quá lâu sau khi giao hàng mới yêu cầu bổ sung hoặc thay đổi hóa đơn vì việc xử lý phải tuân theo quy trình kế toán và quy định áp dụng tại thời điểm phát sinh giao dịch.
Những lỗi thường gặp khi yêu cầu xuất hóa đơn nước uống
Gửi sai mã số thuế
Chỉ cần sai một chữ số cũng có thể khiến thông tin người mua không chính xác. Người đặt hàng nên sao chép mã số thuế từ hồ sơ chính thức hoặc kiểm tra lại trước khi gửi.
Nhầm địa chỉ giao hàng với địa chỉ xuất hóa đơn
Đây là lỗi phổ biến đối với doanh nghiệp có nhiều văn phòng hoặc chi nhánh. Khi đặt nước, nên ghi rõ từng loại địa chỉ để iWater xử lý đúng mục đích.
Sử dụng email của nhân viên đã nghỉ việc
Hóa đơn được gửi tới email cũ có thể khiến bộ phận kế toán không nhận được chứng từ đúng thời gian. Doanh nghiệp nên ưu tiên email dùng chung hoặc cập nhật ngay khi thay đổi người phụ trách.
Yêu cầu xuất hóa đơn không đúng với hàng hóa thực tế
Tên sản phẩm, số lượng và giá trị trên hóa đơn cần phản ánh đúng giao dịch. Nhà cung cấp không thể ghi nội dung khác với sản phẩm đã giao chỉ để đáp ứng yêu cầu nội bộ của người mua.
Gửi yêu cầu quá muộn
Yêu cầu xuất hoặc điều chỉnh hóa đơn sau một thời gian dài có thể phát sinh thêm thủ tục. Cách thuận tiện nhất là cung cấp thông tin ngay khi đặt hàng và kiểm tra hóa đơn khi vừa nhận được.
Doanh nghiệp đặt nước thường xuyên có cần ký hợp đồng không?
Hợp đồng không chỉ liên quan đến việc xuất hóa đơn mà còn giúp hai bên thống nhất rõ quy trình cung cấp nước lâu dài.
Tùy nhu cầu thực tế, hợp đồng có thể quy định:
- Danh mục và giá sản phẩm
- Địa điểm giao nước
- Thời gian và tần suất giao hàng
- Số lượng tối thiểu
- Quy trình kiểm nhận
- Quản lý và thu hồi vỏ bình
- Thiết bị nóng lạnh đi kèm
- Phương thức thanh toán
- Thời hạn công nợ
- Quy trình xuất hóa đơn
- Trách nhiệm của mỗi bên
Đối với doanh nghiệp có nhiều địa điểm nhận nước, hợp đồng và danh sách điểm giao rõ ràng sẽ giúp việc quản lý đơn hàng, hóa đơn và công nợ thuận tiện hơn.
Quy trình đặt nước và nhận hóa đơn tại iWater
Quy trình dành cho khách hàng doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước:
Bước 1: Doanh nghiệp cung cấp địa chỉ giao hàng, nhu cầu sử dụng và sản phẩm quan tâm.
Bước 2: iWater tư vấn loại nước, dung tích, số lượng và lịch giao phù hợp.
Bước 3: Hai bên xác nhận đơn giá, phương thức giao nhận, thanh toán và yêu cầu hóa đơn.
Bước 4: Doanh nghiệp gửi đầy đủ thông tin xuất hóa đơn.
Bước 5: iWater giao hàng theo địa chỉ đã xác nhận.
Bước 6: Hóa đơn điện tử được lập theo giao dịch và gửi đến email doanh nghiệp cung cấp.
Đối với khách hàng đặt thường xuyên, iWater có thể phối hợp xây dựng lịch giao định kỳ và quy trình đối chiếu phù hợp với hoạt động của từng doanh nghiệp.
iWater cung cấp nước uống cho công ty tại TP.HCM
iWater cung cấp nhiều dòng nước uống đóng bình và đóng chai phục vụ văn phòng, công ty, cửa hàng, trường học, nhà hàng, khách sạn cùng các đơn vị có nhu cầu sử dụng thường xuyên.
Khách hàng doanh nghiệp có thể lựa chọn sản phẩm theo:
- Số lượng nhân sự
- Mục đích sử dụng
- Ngân sách
- Không gian văn phòng
- Nhu cầu tiếp khách và hội họp
- Tần suất giao hàng
- Yêu cầu hóa đơn, hợp đồng và công nợ
Việc cung cấp đầy đủ thông tin ngay từ đầu sẽ giúp quá trình đặt nước, giao nhận, thanh toán và xuất hóa đơn diễn ra nhanh chóng, chính xác hơn.
Doanh nghiệp cần tư vấn dịch vụ cung cấp nước uống hoặc báo giá theo nhu cầu thực tế có thể liên hệ iWater:
Hotline: 0903 383 054
Email tiếp nhận thông tin hóa đơn: thu@iwater.vn
Website: https://iwater.vn/
Lưu ý: Nội dung trên mang tính hướng dẫn quy trình đặt hàng. Những vấn đề liên quan đến kê khai, khấu trừ thuế và ghi nhận chi phí cần được doanh nghiệp kiểm tra theo hồ sơ thực tế, quy chế nội bộ và quy định hiện hành.
